Vandaag het tiende artikel in de ‘Leren reorganiseren’-reeks. In de afgelopen drie artikelen zijn de peildatum, de bedrijfsvestiging waarbinnen gereorganiseerd gaat worden en de uitwisselbare functies besproken. Aan de hand van deze drie elementen kan het afspiegelingsbeginsel worden toegepast. Hierdoor weet u welke werknemers voor ontslag in aanmerking komen. Het afspiegelingsbeginsel is een belangrijk onderdeel van een reorganisatie. Er wordt wellicht makkelijk over gedacht, maar vergist u zich niet in de complexiteit van het afspiegelingsbeginsel. In het artikel van vandaag zal ik u (aan de hand van 6 stappen) uitleggen hoe u het afspiegelingsbeginsel kunt toepassen.
1. Stel vast of er sprake is van een bedrijfsvestiging, stel de categorieën uitwisselbare functies vast en stel het personeelsbestand op de peildatum vast
Voordat u het afspiegelingsbeginsel kunt toepassen, moet u vaststellen of de afspiegeling plaatsvindt per onderneming of per bedrijfsvestiging. Hoe u dit moet bepalen is in dit artikel uiteengezet. Vervolgens moet u beoordelen binnen welke uitwisselbare functies de personeelsinkrimping moet plaatsvinden. Of er sprake is van uitwisselbare functies en hoe u dit moet vaststellen, leest u in dit artikel. Aansluitend stelt u op de peildatum het personeelsbestand vast.
2. Neem afscheid van externe werknemers (ingeleend personeel)
Als u de te reduceren uitwisselbare functies heeft vastgesteld, dan moet u eerst afscheid nemen van externe werknemers. Denk hierbij aan gedetacheerden, uitzendkrachten, zzp’ers, en ingeleende werknemers van een andere bedrijfsvestiging. Payrollwerknemers worden hiervan uitgezonderd. Wanneer dit afscheid niet leidt tot de gewenste en/of noodzakelijke personeelsinkrimping, zal u verder moet afspiegelen.
3. Verdeel uw personeel per uitwisselbare functie in leeftijdsgroepen
Als het afscheid van externe werknemers niet leidt tot de benodigde inkrimping van het personeel, moet u alsnog afspiegelen. Om tot een afspiegeling te komen, moet u uw personeel (exclusief de externe werknemers) per uitwisselbare functie in leeftijdsgroepen verdelen. De leeftijdsgroepen zijn:
- 15 tot 25 jaar;
- 25 tot 35 jaar;
- 35 tot 45 jaar;
- 45 tot 55 jaar;
- Vanaf 55.
4. Stel vast van hoeveel werknemers u per leeftijdsgroep afscheid moet nemen
Om de leeftijdsopbouw van de werknemers binnen de categorie uitwisselbare functies voor en na de reorganisatie verhoudingsgewijs zo veel als mogelijk gelijk te houden, moet per leeftijdsgroep bepaald worden hoeveel werknemers voor ontslag in aanmerking komen. Om te bepalen van hoeveel werknemers u per leeftijdsgroep afscheid moet nemen, past u de volgende formule toe:
Het aantal werknemers per leeftijdsgroep (exclusief externe werknemers) / het totaal aantal werknemers per uitwisselbare functies (exclusief externe werknemers) x het aantal arbeidsplaatsplaatsen dat komt te vervallen
Deze formule past u per leeftijdsgroep toe. De uitkomst van deze formule wordt niet afgerond. Het cijfer voor de komma geeft het aantal werknemers uit die leeftijdsgroep aan dat in elk geval voor ontslag in aanmerking komt. Als de som van de hele cijfers voor de komma lager is dan de noodzakelijke krimp, dan levert de leeftijdsgroep met het hoogste cijfer achter de komma de eerstvolgende werknemer die voor ontslag wordt voorgedragen. Dit gebeurt vervolgens met het opvolgende hoogste cijfer achter de komma etc.
5. Selecteer eerst ‘plaatsmakers’ die voor ontslag in aanmerking komen
Als u weet van hoeveel werknemers u per leeftijdsgroep afscheid moet nemen, dan neemt u eerst afscheid van de plaatsmakers binnen deze leeftijdsgroep. De plaatsmakers die hiervoor in aanmerking komen zijn:
- Werknemers (inclusief payrollwerknemers) die de AOW-gerechtigde leeftijd hebben bereikt;
- Werknemers (inclusief payrollwerknemers) met een arbeidsovereenkomst waarin de omvang van de arbeid niet is vastgelegd;
- Werknemers met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd (inclusief payrollwerknemers) van wie het contract binnen ten hoogste 26 weken eindigt na de datum waarop het UWV op de ontslagaanvraag beslist.
Als de leeftijdsgroep door deze plaatsmakers al voldoende werknemers voor ontslag heeft voorgedragen, dan hoeft deze leeftijdsgroep geen nadere werknemers meer voor te dragen.
6. Stel vast welke werknemers naast de plaatsmakers voor ontslag in aanmerking komen
Als door de selectie van plaatsmakers nog steeds de benodigde reductie niet is gehaald in een leeftijdsgroep, dan moet er nog een stap gezet worden. U moet dan per leeftijdsgroep de resterende werknemers selecteren die voor ontslag in aanmerking komen. Dit doet u door de werknemers met het kortste dienstverband binnen de leeftijdsgroep te selecteren.
Conclusie
Het in kaart brengen van welke werknemers volgens het afspiegelingsbeginsel in aanmerking komen voor ontslag, is niet eenvoudig. In dit artikel heb ik het afspiegelingsbeginsel aan de hand van zes stappen uiteengezet. Het houdt echter niet op bij deze zes stappen. Er zijn namelijk ook nog uitzonderingsmogelijkheden op het afspiegelingsbeginsel en u kunt de stoelendans nog toepassen. Bij deze uitzonderingen en extra mogelijkheid wordt in de aankomende twee artikelen uitgebreid stilgestaan. Vergeet niet dat het afspiegelingsbeginsel een belangrijk onderdeel van een reorganisatie. Helaas zien onze specialisten maar al te vaak dat het afspiegelingsbeginsel niet goed wordt toegepast, waardoor het UWV geen ontslagvergunning voor de werknemers verleent.
Wilt u uw afspiegeling door mij laten controleren of uitvoeren? Of wilt u overleggen? Neem dan contact met ons op.
Artikelenreeks 'Leren reorganiseren'
Op dinsdag 3 november 2020 zal het elfde artikel in de ‘Leren organiseren’-reeks verschijnen. In dit artikel staan wij stil bij de uitzonderingen op het afspiegelingsbeginsel.
