Het bouwverslag in de UAV 2012

Gepubliceerd op 29-05-2012

Bouwregels in de Praktijk, jaargang 7, april 2012

 
Bij beschikking van 19 januari 2012 zijn door de ministers van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie eindelijk de Uniforme Administratieve Voorwaarden voor de uitvoering van werken en van technische installatiewerken 2012 (UAV 2012) vastgesteld. Eén van de wijzigingen is dat thans het bouwverslag formeel een plek heeft gekregen in de UAV 2012. Tijd om in te zoomen op de waarde van het bouwverslag in de bouwpraktijk.
 
Paragraaf 27, lid 9 UAV 2012 luidt thans als volgt:
 
“Indien is overeengekomen dat tijdens de uitvoering van het werk bouwvergaderingen worden gehouden, maakt de directie daarvan verslagen. De verslagen worden zo spoedig mogelijk aan de aannemer ter ondertekening voorgelegd. Indien de aannemer zich met de inhoud van het verslag niet kan verenigen, wordt aan het verslag een aantekening toegevoegd waaruit blijkt tegen welke gedeelten en om welke reden hij bezwaar heeft. Het verslag wordt in de daaropvolgende bouwvergadering vastgesteld.”
 
Niemand zal ontkennen dat bouwvergaderingen een belangrijke plaats innemen in het bouwproces. Des te opmerkelijker is dat het verslag van de bouwvergadering pas nu een plaats heeft gekregen in de UAV 2012. In het boek “Ontstaansgeschiedenis UAV 2012” dat is uitgegeven door het Instituut voor Bouwrecht wordt in het commentaar bij paragraaf 27, lid 8 vrij droogjes opgemerkt dat uit de rechtspraak blijkt dat verslagen van bouwvergaderingen belangrijke stukken zijn. Dat dit een “understatement” is blijkt inderdaad uit een blik in de rechtspraak van de Raad van Arbitrage voor de Bouw van de afgelopen periode. In vrijwel ieder vonnis van de Raad wordt wel één of meerdere keren naar een bouwverslag verwezen. Een kleine greep.
 
 Arbiters waren met aanneemster van oordeel “dat gelet op het verslag van de achtste bouwvergadering d.d. 2 maart 2005 sprake is van een door opdrachtgeefster verleende bouwtijdverlenging van 18 weken tot 9 mei 2005.” (geschilnummer 30.881). En in het verslag van de dertiende bouwvergadering van 14 oktober 1998 lazen arbiters “evenmin een waarschuwing die betrekking heeft op de foutief ontworpen houten schuifpuien.” (geschilnummer 26.561). In weer een andere uitspraak bleek arbiters uit de geciteerde bouwverslagen dat de start van de bouw afhankelijk was van de afgifte van een wateronttrekkingsvergunning en dat “het ontbreken van een wateronttrekkingsvergunning een doorlopende bouwstroom vanaf 1 augustus 2008 heeft verhinderd.” (geschilnummer 33.025). Een opdrachtgever trof het verwijt dat zij geen opmerkingen had gemaakt over een brief van de aannemer waarin deze duidelijk had gemaakt dat de inrichtingswerkzaamheden konden plaatsvinden, “ook niet in de daaropvolgende bouwvergaderingen.” (geschilnummer 30.670). En mocht twijfel ontstaan over de omvang van de verplichtingen van de aannemer dan kan een e-mail van de gemeente in samenhang met de notulen van de bouwvergadering de nodige duidelijkheid geven nu “ook volgens het (goedgekeurde) verslag van de bouwvergadering van 17 juni 2010 (productie 30), opgesteld door aanneemster, sprake is van een resultaatsverplichting van het project.” (geschilnummer 33.472).
 
Het consequent op duidelijke wijze verslagleggen van afspraken of gebeurtenissen in de notulen van de betreffende bouwvergaderingen kan een hoop vragen beantwoorden en daarnaast veel problemen oplossen of beter: voorkomen. Een verslaglegging die niet op orde is kan juist ook de ander kant op werken, zo blijkt wel uit de volgende overweging van de Raad van Arbitrage: “Door aanneemster is voldoende aannemelijk gemaakt dat de problemen met het ontwerp en het tekenwerk tot vertraging in de uitvoering hebben geleid en dat opdrachtgevers van deze problemen op de hoogte waren. Dat, zoals door opdrachtgevers is aangevoerd, hiervan in de verslagen van de bouwvergaderingen niet steeds melding is gemaakt doet hieraan niet af, temeer niet nu arbiter is gebleken dat de verslaglegging van deze vergaderingen ook anderszins voor wat betreft de stand van zaken van het werk niet duidelijk was.” (geschilnummer 33.530)
 
Een aannemer die een beroep had willen doen op termijnsverlenging had daarover wel duidelijk moeten communiceren. Dat kan uiteraard per brief of per e-mail maar een duidelijk verzoek neergelegd in het verslag van de bouwvergadering is eveneens voldoende. Daar moet dan wel sprake van zijn: “Uit de overgelegde bouwverslagen blijkt niet dat aanneemster om bouwtijdverlenging heeft verzocht. Bovendien constateren arbiters dat in het verslag van de laatste bouwvergadering (van 19 mei 2008) nog is opgenomen dat de oplevering zal plaatsvinden in week 25 (welke aanvangt met maandag 16 juni 2008). Arbiters zullen er daarom met opdrachtgevers van uitgaan dat aanneemster het werk op 17 juni 2008 moest opleveren.” (geschilnummer 31.696)
 
Bouwen is een proces dat over een langere periode plaatsvindt. Wat de opdrachtgever “koopt” moet nog gemaakt worden en wat dan gerealiseerd moet worden is ‘slechts’ vastgelegd in een bestekboek en de daarbij behorende tekeningen. In het bestek kunnen fouten staan, onverwachte omstandigheden kunnen voor stagnatie zorgen, gewijzigde inzichten en pas later bekend geworden behoeftes van de opdrachtgever kunnen leiden tot bestekswijzigingen, enzovoorts. Met andere woorden: er kan heel wat gebeuren in het bouwproces en in dit licht is een goede verslaglegging van groot belang. Precies dat is de reden dat het verslag van de bouwvergadering een plaats heeft gekregen in de UAV 2012.
 
Een aantal zaken in het negende lid van paragraaf 27 UAV 2012 verdient wel nadere aandacht. De woorden “indien is overeengekomen dat” veronderstellen wel dat in het bestek dan wel elders in de overeenkomst moet zijn afgesproken dat daadwerkelijk bouwvergaderingen zullen worden gehouden. Verder vereist paragraaf 9 dat de verslagen zo spoedig mogelijk aan de aannemer ter ondertekening worden voorgelegd. Betekent dat nu dat een niet ondertekend verslag geen juridische betekenis heeft? Dat lijkt niet het geval te zijn. Illustratief in dit verband is een uitspraak van de Raad van Arbitrage (geschilnummer 25.190) waar het erover ging dat de opdrachtgever uitdrukkelijk wilde betwisten dat er een nieuwe startdatum was overeengekomen met als belangrijkste argument dat de betreffende bouwverslagen nimmer door de opdrachtgever waren ondertekend. Arbiters stellen in de eerste plaats vast dat inderdaad tussen partijen vaststaat dat de overgelegde verslagen niet zijn ondertekend. Arbiters overwegen echter vervolgens: “In de bouwverslagen is opgenomen dat opdrachtgever, en zijn echtgenote, aanwezig waren tijdens de bouwvergaderingen. Dit is ook niet betwist door opdrachtgever en uit zijn stellingname, dat het verslag geen juiste weergave van het besprokene is, volgt ook juist dat hij aanwezig was. Van enig protest tegen hetgeen is vastgelegd door opdrachtgever is niet gebleken, afgezien van de huidige stellingname in de arbitrale procedure. Opdrachtgever heeft ook niet gesteld dat hij destijds heeft geprotesteerd tegen hetgeen is vermeld in de verslagen. Nu niet gebleken is van enig protest, opdrachtgever heeft zelfs niet gesteld dat hij mondeling heeft geprotesteerd terwijl een schriftelijk protest geëigend zou zijn geweest, is arbiter van oordeel dat, voor zover opdrachtgever inderdaad destijds niet akkoord was met hetgeen is vastgelegd, opdrachtgever in ieder geval de schijn heeft gewekt akkoord te zijn geweest met deze verslaglegging. Aanneemster mocht en mag, naar het oordeel van arbiter, er dan ook ervan uitgaan dat hetgeen is vastgelegd in deze notulen van de bouwvergaderingen een juiste weergave is van hetgeen destijds is besproken en besloten.”
 
Kortom, mijn inschatting is dat voor de juridische houdbaarheid van een bouwverslag niet doorslaggevend zal zijn of het verslag wel of niet is ondertekend. Het behoeft geen betoog dat een verslag dat is ondertekend, juist vanwege de handtekeningen eronder, meer bewijskracht zal hebben. Dit neemt echter niet weg dat wanneer tijdens het bouwproces steeds op dezelfde wijze verslag is gedaan van de bouwvergaderingen, deze steeds op dezelfde wijze zijn verspreid en vervolgens op dezelfde wijze zijn besproken en consequent in de volgende bouwvergadering zijn vastgesteld het ook nog eens ondertekenen van de betreffende verslagen niet heel veel zal toevoegen.
 
Specifiek op het punt van het ondertekenen komt de regeling in de UAV 2012 mij overigens wat eigenaardig voor. Als aangegeven staat in de tweede volzin van dit artikelonderdeel dat de verslagen zo spoedig mogelijk aan de aannemer ter ondertekening worden voorgelegd. In de slotzin staat vervolgens dat het verslag in de daaropvolgende bouwvergadering wordt vastgesteld. Duidelijk is dat hiermee aansluiting is gezocht bij de al bestaande regeling rondom het weekrapport (zie paragraaf 27, lid 4 en 5 UAV 2012). Ook daar moet de aannemer het weekrapport ondertekenen en zo nodig voorzien van zijn bezwaarpunten. Maar een verslag van een vergadering heeft toch een wat ander karakter en de vraag is of daar wel dezelfde regeling bij past. Een weekrapport ziet op de vastlegging van feiten. Notulen vormen de weergave van een bespreking. Notulen gaan meer over afspraken, toezeggingen, waarschuwingen, enzovoorts. Weekrapporten worden volgens de UAV ook niet de volgende vergadering  vastgesteld. Notulen juist wel. Het zal dan ook niet verbazen dat een aannemer notulen pas zal willen ondertekenen als hij het met de inhoud eens is. Is hij het niet met de inhoud eens dan stuurt hij de notulen terug voorzien van commentaar. Volgens de letterlijke tekst van de UAV 2012 moet de aannemer, ondanks dat hij het er niet mee eens is, de notulen ondertekenen en terugsturen vergezeld van het commentaar dat hij op de notulen heeft. Maar dit laatste lijkt toch niet echt realistisch. Ligt het niet meer voor de hand dat in de volgende vergadering eerst het verslag vast wordt gesteld en dan pas, bijvoorbeeld na afloop van de bouwvergadering, wordt ondertekend.  Iets voor een volgende wijziging in de UAV of lost de praktijk dit zelf wel op? Ik vertrouw op het laatste.
      
Bierman Advocaten Tiel
Sectie bouw en vastgoed
mr. E.W.J. (Edwin) van Dijk
tel. 0344-677188
fax 0344-677190e